Branche
Großhandel
Standorte
In 14 Ländern
Mitarbeitende
Über 1.000
Hauptsitz
Wien
Verbraucher:innen
647 Millionen
SRB-Lösung
SAP S/4HANA-Transformation zwischen Green- und Brownfield
Die über Jahrzehnte gewachsene SAP ECC-Landschaft der Europapier Group umfasste 11 Länder, 22 Buchungskreise und mehr als 40 angebundene Systeme. Unterschiedliche Prozesse und komplexe Datenstrukturen stellten hohe Anforderungen an die bevorstehende SAP S/4HANA-Transformation.
Modernisierung und Harmonisierung der bestehenden SAP-Landschaft bei gleichzeitiger Sicherstellung der Geschäftsprozesse. Bewährte Logistikabläufe sollten erhalten, Finanzprozesse optimiert und eine zukunftsfähige Basis für weiteres Wachstum geschaffen werden.
SAP S/4HANA-Transformation mittels Shell Conversion mit selektiver Datenmigration. Durch die Kombination aus bewährten Prozessen, gezielter Modernisierung, SAP Activate und agilem Projektmanagement wurde die komplexe internationale Systemlandschaft erfolgreich transformiert.
Erfolgreicher Big-Bang-Go-live in 11 Ländern im geplanten Zeit- und Budgetrahmen und mit voller Lieferfähigkeit ab dem ersten Produktivtag. Das Ergebnis: harmonisierte Finanzprozesse, eine deutlich schlankere Systemlandschaft und eine moderne SAP S/4HANA-Plattform für zukünftige Innovationen.
Die Europapier Group ist der größte Papiergroßhändler in Ost- und Südosteuropa. Mit über 1.000 Mitarbeiter:innen in 14 Ländern versorgt das Unternehmen einen Markt von rund 650 Millionen Menschen mit Papier-, Verpackungs- und visuellen Kommunikationslösungen. Damit sämtliche Prozesse – von Einkauf und Logistik bis Finanzwesen und Reporting – reibungslos funktionieren, setzt Europapier seit Jahrzehnten auf SAP als digitales Rückgrat.
Doch mit dem bevorstehenden Supportende von SAP ECC 6.0 und dem Wunsch, die eigene Systemlandschaft zukunftsfit zu machen, stand fest: Der nächste große Technologiesprung musste kommen. Gemeinsam mit SRB Consulting Team entschied sich Europapier für eine SAP S/4HANA-Transformation – allerdings nicht klassisch als Greenfield- oder Brownfield-Projekt, sondern mit einem hybriden Ansatz: einer sogenannten Shell Conversion.
Das Ergebnis: Ein erfolgreicher Big-Bang-Go-live über 11 Länder hinweg, ein deutlich verschlanktes System, harmonisierte Prozesse und ein SAP S/4HANA-System, das heute die Basis für zukünftige Innovationen bildet.
Die Ausgangslage war komplex. Im bestehenden SAP ECC-System arbeiteten insgesamt 11 Länder, 22 Buchungskreise, 77 Werke und Lager, rund 800 User:innen und mehr als 40 angebundene Systeme. Gleichzeitig galt es, unterschiedliche Anforderungen zu berücksichtigen. Während in der Logistik die bestehenden Prozesse möglichst unverändert bleiben sollten, wollte Europapier speziell im Finanzbereich bewusst modernisieren und harmonisieren.
„Unser Ziel war klar: In der Logistik wollten wir am ersten Produktivtag sofort wieder zu 100 Prozent lieferfähig sein. Gleichzeitig wollten wir die Chance nutzen, Altlasten zu beseitigen und insbesondere im Finanzbereich neue Standards einzuführen“, erklärt Mario Schick, Head of IT der Europapier Group. Die Entscheidung fiel daher auf eine Shell Conversion. Dabei wurde das bestehende ECC-System kopiert, von Stamm- und Bewegungsdaten bereinigt und anschließend auf SAP S/4HANA konvertiert. Die bestehende Businesslogik blieb erhalten, während Prozesse und Daten gezielt modernisiert und harmonisiert wurden.
Das Projekt war weit mehr als ein technisches Upgrade. Die Transformation wurde genutzt, um die über Jahrzehnte gewachsene SAP-Landschaft grundlegend aufzuräumen.
So wurden unter anderem alte Organisationseinheiten entfernt, ungenutzte Werke und Lager gelöscht, veraltete Lieferanten und Artikel bereinigt, nicht mehr benötigte Merkmale entfernt, das Berechtigungskonzept vollständig neu aufgebaut, das Reporting harmonisiert, Margin Analysis eingeführt, sowie SAC Reporting statt bestehender BEx-Lösungen etabliert.
Allein bei den Datenmengen zeigte sich die Dimension des Projekts: 66 Datenobjekte, 5,1 Millionen Preiskonditionen, 270.000 Kunden und rund 100.000 Materialstämme mussten analysiert, bereinigt und teilweise selektiv migriert werden. „Wir haben jetzt nach 30 Jahren endlich wieder ein aktuelles, sauberes und deutlich schlankeres System. Das ist ein echter Mehrwert“, resümiert Mario Schick.
Gemeinsam mit SRB setzte Europapier auf eine Kombination aus SAP Activate Methodik und agilem Vorgehen. Das Projekt wurde iterativ umgesetzt und laufend gemeinsam mit den Key User:innen getestet.
Besonderes Augenmerk lag auf dem Testmanagement mit einer viermonatige User-Acceptance-Testphase, mit rund 3.500 Testfällen, 130 lokale Tester:innen, fünf vollständige Testmigrationen, koordiniert durch einen dedizierten Testmanager und Unterstützung der Länderteams direkt vor Ort.
Auch die Kommunikation spielte eine zentrale Rolle. Bereits zu Projektbeginn organisierte Europapier gemeinsam mit SRB eine internationale Roadshow durch sämtliche Landesgesellschaften, um das Projekt vorzustellen und Akzeptanz zu schaffen. „Das war unser Projekt, nicht nur ein IT-Projekt. Diese Botschaft war enorm wichtig“, erinnert sich Mario Schick.
Der Go-live erfolgte am ersten Maiwochenende 2025 als internationaler Big Bang über sämtliche Gesellschaften hinweg. Innerhalb eines verlängerten Feiertagsfensters wurde das Produktivsystem heruntergefahren, die Datenmigration durchgeführt, finale Tests umgesetzt, offene Belege übernommen und das System produktiv freigegeben.
Das Ergebnis: Bereits am ersten Arbeitstag nach dem Go-live konnte Europapier wieder vollständig liefern. „Wir waren live, wir waren im Scope und wir waren im Budget. Dass wir ab dem ersten Arbeitstag voll lieferfähig waren, war ein Riesenerfolg“, so Mario Schick.
Für Europapier war die Wahl des richtigen Implementierungspartners ein zentraler Erfolgsfaktor. Im Zuge eines Auswahlprozesses entschied sich das Unternehmen bewusst für SRB Consulting Team.
Ausschlaggebend waren die SAP S/4HANA-Expertise, das partnerschaftliche Vorgehen, die Erfahrung mit komplexen internationalen Projekten sowie die enge Zusammenarbeit auf Augenhöhe. „Wir hatten das Gefühl, dass Kompetenz, Engagement und partnerschaftliches Arbeiten bei SRB am besten vertreten sind. Und genau das hat sich im Projekt bestätigt“, betont Mario Schick.
Auch Martin Kasper von SRB Consulting Team sieht die Zusammenarbeit als wesentlichen Erfolgsfaktor: „Die enge Zusammenarbeit, die klare Governance und die starke Einbindung der Fachbereiche waren entscheidend dafür, dass dieses Projekt in dieser Qualität umgesetzt werden konnte.“
Heute profitiert Europapier von einer harmonisierten Finance-Landschaft, einer deutlich reduzierten Datenbankgröße, besserer Systemperformance, höherer Usability, modernen Reporting-Möglichkeiten, standardisierten Prozessen sowie einer sauberen Basis für zukünftige Rollouts und Innovationen.
Die eingesetzten Projekttools und Methoden, darunter Jira, XRay und moderne Testmanagementprozesse, werden mittlerweile auch in Folgeprojekten genutzt. Die SAP S/4HANA-Transformation markiert damit nicht nur einen technologischen Meilenstein, sondern auch einen wichtigen Schritt in Richtung zukünftiger Digitalisierung und Skalierbarkeit innerhalb der gesamten Europapier Group.
Der Erfolg der SAP S/4HANA-Transformation wurde auch über das Unternehmen hinaus gewürdigt: Im Rahmen des Confare CIOSUMMIT Salzburg 2026 wurde die Europapier Group mit der Confare LivinIT Trophy in der Kategorie „Beste internationale Transformationsumsetzung“ ausgezeichnet.
Die Auszeichnung unterstreicht die erfolgreiche Umsetzung eines komplexen internationalen Transformationsprojekts, bei dem Europapier gemeinsam mit SRB Consulting Team technologische Modernisierung, Prozessharmonisierung und die Anforderungen des laufenden Geschäftsbetriebs erfolgreich miteinander verbunden hat.
Die Europapier Group ist der größte Papiergroßhändler in Ost- und Südosteuropa und versorgt mit über 1.000 Mitarbeiter:innen in 14 Ländern einen Markt von rund 650 Millionen Menschen. Das Unternehmen bietet Lösungen in den Bereichen Papier, Verpackung und visuelle Kommunikation und setzt dabei auf höchste Qualität, effiziente Logistik und moderne digitale Prozesse. Mehr zur Europapier unter www.europapier.at.
SAP S/4HANA Shell Conversion mit selektiver Datenmigration, kombiniertem Brownfield- und Greenfield-Vorgehen, SAP Activate Methodik sowie agilem Projekt- und Testmanagement.
Wir verstehen, wie Ihr Unternehmen heute arbeitet und wo Potenzial liegt.
Gemeinsam entwerfen wir die Lösung, die zu Ihren Abläufen und Zielen passt.
Wir setzen um und integrieren sauber in Ihre bestehende SAP-Landschaft.
Nach dem Go-live bleiben wir an Ihrer Seite und entwickeln das System weiter.
