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Die elektronische Rechnungslegung ist da und gekommen, um zu bleiben. Und mehr noch: Sie ist der zentrale Baustein für die schrittweise Digitalisierung des Umsatzsteuer-Reportings in Europa. Handeln ist jetzt angesagt – und wir erklären, warum und welche Auswirkungen das für heimische Unternehmen hat.

E-Invoicing ist längst kein Zukunftsthema mehr. Moderne Unternehmen haben die Vorteile längst erkannt: e-Invoicing digitalisiert den gesamten Rechnungsprozess, automatisiert und beschleunigt Abläufe und senkt dadurch Kosten. Und es hilft bei der Einhaltung steuerlicher und regulatorischer Vorgaben.

Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Viele Unternehmen betrachten e-Invoicing noch als isolierte regulatorische Anforderung. Tatsächlich ist es Teil einer größeren Entwicklung, deren Zielbild häufig missverstanden wird.

Zwei Entwicklungen, zusammengehörig, aber zeitversetzt

Doch blicken wir zuerst einmal auf die Hintergründe. Aktuell laufen in der EU zwei eng miteinander verbundene Entwicklungen:

1. Nationale B2B e-Invoicing-Pflichten (heute & kurzfristig)

   Immer mehr Länder führen – analog zu den EU weiten Regeln für den B2G Bereich in der Vergangenheit – verpflichtende elektronische Rechnungen im B2B-Bereich ein. Je nach Land sind diese teilweise bereits umgesetzt, teilweise in Vorbereitung.

2. ViDA (VAT in the Digital Age) als strategisches EU-Zielbild

ViDA beschreibt die langfristige Transformation hin zu einem EU-weiten, transaktionalen Umsatzsteuer-Reporting in digitalisierter Form.

Wichtig dabei zu beachten ist, dass diese beiden Entwicklungen nicht identisch sind und nicht zeitgleich passieren.

Uneinheitliche Lösungen in der EU

In vielen EU-Ländern ist e-Invoicing bereits Realität oder kurz vor der Einführung.

Dabei entstehen aktuell länderspezifische Modelle, die sich vor allem durch Folgendes „auszeichnen“:

• unterschiedliche Formate
• unterschiedliche Plattformen (z. B. Peppol, Clearance-Systeme)
• unterschiedliche Reporting-Anforderungen

Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen eingeführt werden, die aber nicht automatisch mit Echtzeit-Reporting verknüpft sind. Ob und wie Rechnungsdaten an Steuerbehörden übermittelt werden, hängt also derzeit vom jeweiligen Land ab.

ViDA: einheitliches Echtzeit-Reporting als langfristiges Ziel

Hier soll ViDA Abhilfe schaffen. Mit dieser Initiative verfolgt die EU ein klares Ziel: einheitliche, digitale und transaktionsbasierte Umsatzsteuerprozesse.

Konkret bedeutet das perspektivisch den Austausch von Transaktionsdaten in (nahezu) Echtzeit. Klassische Meldungen wie beispielsweise die Zusammenfassende Meldung sollen abgelöst, strukturierte e-Invoices als Datenbasis herangezogen werden. Das passiert jedoch nicht von heute auf morgen. Schritt für Schritt will sich die EU diesem Zielbild nähern, statt dies per Stichtag einzuführen.

Laut aktueller Planung ist die verpflichtende Nutzung strukturierter e-Invoices für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen auf EU-Ebene erst für 2030 vorgesehen.

Warum jetzt Handeln dennoch entscheidend sein kann

Auch wenn ViDA in seiner Gesamtheit noch in weiter Zukunft zu liegen scheint, ist jetzt Handeln angesagt. Denn es gilt: Ohne e-Invoicing ist dieses Ziel nicht erreichbar!

Elektronische Rechnungen sind schlichtweg die Voraussetzung dafür, dass:

• strukturierte Daten überhaupt vorliegen
• automatisierte Verarbeitung möglich wird
• und Reporting-Prozesse digitalisiert werden können.

Oder anders gesagt: e-Invoicing ist nicht das Endziel, aber der notwendige erste Schritt.

Ein häufiger Irrtum, dem wir bei SRB bei Kunden im ganzen Land immer wieder begegnen, ist die Annahme, dass mit 2028 das gesamte EU-System umgestellt wird. Was stimmt, ist, dass tatsächlich in vielen Ländern B2B e-Invoicing-Pflichten rund um diesen Zeitraum relevant werden. Die Umsetzung erfolgt aber – wie schon erwähnt – gestaffelt und länderspezifisch. Außerdem wird ViDA als vollständiges Reporting-Modell weit darüber hinausgehen.

Die logische Konsequenz: Unternehmen müssen sich früher vorbereiten, auch wenn einzelne regulatorische Pflichten später greifen.

Lokale Lösungen vs. strategische Architektur

Die größte Herausforderung für Unternehmen ist daher aktuell nicht eine einheitliche EU-Regelung, sondern vielmehr eine Vielzahl nationaler Anforderungen.

Das führt zu zentralen Fragestellungen:

• Wie lassen sich unterschiedliche Länderanforderungen effizient abbilden?
• Wie vermeidet man parallele Einzellösungen?
• Wie bleibt die Systemlandschaft wartbar?

Unternehmen müssen e-Invoicing also nicht nur umsetzen, sondern strategisch gestalten. Kurzfristig auf diese Herausforderung mit lokalen Lösungen zu reagieren, greift zu kurz. Typische Folgen sind neben steigender Komplexität auch höhere Kosten und fehlende Skalierbarkeit. Ein nachhaltiger Ansatz bedeutet daher Standardisierung über Länder hinweg.

Ein weiterer wichtiger Punkt, den viele unterschätzen: e-Invoicing betrifft nicht nur die Steuerfunktion, sondern ist ein unternehmensweites Thema. Es wirkt sich auf Finance (Reporting, Prozesse), IT (Architektur, Integration), Operations (Belegflüsse) und Compliance aus. Damit wird es zu einem Transformationsprojekt über mehrere Bereiche hinweg. Eine End-to-End-Integration in die ERP-Landschaft ist deshalb dringend notwendig – und damit verbunden ist die Nutzung zentraler Plattformen.

Jetzt die Basis schaffen für das, was kommt

Die zentrale Frage ist nicht mehr, ob Unternehmen e-Invoicing umsetzen müssen – sondern wie. Ein zukunftssicherer Ansatz sollte auf Standardlösungen basieren (z. B. SAP DRC), keine isolierten Insellösungen erzeugen und den gesamten Prozess abbilden: vom Beleg über die e-Invoice und das Reporting bis zur Meldung bei der Behörde. Nur so lassen sich aktuelle Anforderungen erfüllen und zukünftige Entwicklungen integrieren.