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11 Sep

SAP Fiori im Finanzbereich: Apps, die Sie kennen sollten

von Norbert Leimgruber Universelle Verrechnung

Der Sprung von SAP ECC auf SAP S/4HANA verspricht eine noch nie dagewesene Effizienz und eine „Universal Journey“ im Finanzbereich. Doch startet man das neue SAP GUI, sieht alles irgendwie aus wie zuvor. Wo sind die dramatischen Umwälzungen in der SAP-Rechnungswesen-Welt? Die neuen Möglichkeiten verstecken sich „unter der Haube“ mit SAP Fiori. Hier stehen neue, zeitsparende und höchst hilfreiche Apps zur Verfügung. Die drei Besten holen wir für Sie in dieser Blogreihe vor den Vorhang. Teil 1 machen „Universelle Verrechnungen“.   

SAP S/4HANA in all seinen Ausprägungen ist der nächste Schritt in der Evolution des SAP-ERP-Systems. Und es ist ein großer. In bestimmten Bereichen trifft der Begriff „Revolution“ eher das Ausmaß der Veränderungen.  

Beispiel gefällig? War das New GL vor 20 Jahren eine Harmonisierung diverser SAP-Tabellen im FI-Hauptbuch und brachte dort eine Reihe neuer, höchst innovativer Features, erfolgt das in SAP S/4HANA in einem gemeinsamen Datenbestand. Vorbei die Zeit, wo ein Geschäftsfall diverse FI- und CO-Belege erzeugte. Ob internes oder externes Rechnungswesen – heute sprechen wir von einem „Universal Journal“ in einem Datensatz.

Um all die Möglichkeiten, die dieser Ansatz bietet, im FI/CO vollumfänglich ausschöpfen zu können, bedarf es SAP Fiori. Denn nur dort stehen mit den Apps höchst hilfreiche SAP-Funktionen zur Verfügung.

Universal Journey für Universelle Verrechnungen

In S/4HANA bietet SAP die Möglichkeit mit Fiori-Apps die Funktionen der „Universellen Verrechnungen“ zu nutzen. Der Name ist hier gleich Programm: Diese neuen Apps versprechen den AnwenderInnen die vereinfachte Verwaltung und Durchführung von unterschiedlichen Verrechnungsarten wie Buchungskreisübergreifende Verrechnung, Umlage und Verteilung für Ist- und Plandaten. Die Verrechnungskontexte Kostenstellen, Margenanalyse und Profitcenter werden damit abgedeckt.

Was gleich bleibt, ist die Zyklus-Segment-Technik. Neu hingegen ist seit dem Release 2022 die Funktionalität der Verrechnungs-Tags. Sie sind nicht nur ein zentraler Bestandteil der Universellen Verrechnung, sondern eine echte Wohltat im Sinne von größerer Transparenz und besserer Nachverfolgung. Warum, das schauen wir uns im Folgenden an.

Verrechnungs-Tags als wichtiger Strukturgeber

Zuerst einmal sollten wir klären, was sich hinter den Verrechnungs-Tags eigentlich verbirgt. Verrechnungs-Tags sind semantische Tags, die den Verrechnungszyklen und -segmenten zugeordnet werden können. Im Rahmen der Universellen Verrechnung können damit diese Zyklen und Segmente gruppiert und identifiziert werden.

Das Gute dabei: Die Tags können über Verrechnungskontexte und -arten hinweg verwendet werden, sodass alle Elemente eines Verrechnungsprozesses verfolgt und gekennzeichnet werden können. Dadurch ist eine zyklusübergreifende Auswertung basierend auf diesen Tags möglich.

Spielen wir das an einem konkreten Beispiel durch. So haben wir die Umlage der Kosten der Administrationskostenstelle mit Verrechnungstag „Administration“ und die Umlage der Kosten der Gebäudekostenstelle mit Verrechnungstag „Gebäude“. Über „F4523 – Verrechnungs-Tags verwalten“ können wir das entsprechend anlegen.

Wir klicken


Und gelangen zur Eingabemaske im SAP, die sich wie folgt darstellt.


Mit dem Button Anlegen öffnet sich ein entsprechendes Pop-up…

…und am Ende haben wir unsere benötigten Verrechnungs-Tags im System angelegt. Nun ist es an der Zeit, den Zyklus aufzusetzen und zu starten.

Verrechnungszyklen verwalten leicht gemacht

Mit der Universellen Verrechnung lassen sich die Verrechnungszyklen einfach verwalten. Der Funktionsumfang dieser App inkludiert unter anderem folgende:

  • Liste der bereits vorhanden Verrechnungszyklen anzeigen
  • Verrechnungszyklen bearbeiten, anlegen, kopieren oder löschen
  • Verrechnungssegmente eines einzelnen Verrechnungszyklus anzeigen
  • Direkter Absprung zur App „Verrechnungen ausführen“, um einen Verrechnungslauf für einen Zyklus zu starten oder Details abgeschlossener Verrechnungsläufe anzuzeigen
  • Verrechnungszyklus- und Segmentdefinition mithilfe einer vorformatierten XLSX-Dateivorlage hochladen
Auch hier ist der Einstieg völlig selbsterklärend über „F338 – Verrechnungen verwalten“.


 

Wie man einen Zyklus anlegt

Für unser Beispiel benötigen wir einen Zyklus mit 2 Segmenten in Buchungskreis 1, nämlich zur Verrechnung der Kosten der Gebäude- sowie der Admin-Kostenstelle. Unter „Anlegen“ starten wir einen neuen Zyklus (SRB1) und geben unsere Details entsprechend ein.

 

 

Ein spannendes Feature in diesem Zuge ist die Möglichkeit, Zyklusnotizen zu erfassen – und das auf Kopf- und Segmentebene. Das hilft uns, Änderungen im Zyklus / den einzelnen Segmenten direkt zu kommentieren, und erhält dadurch eine bessere Nachvollziehbarkeit / Transparenz.


Ebenfalls einfach: Die Anlage eines Segments. Die Schritte sind auch hier selbsterklärend. Starten wir mit unserem ersten Segment, dem Gebäude. 

 


 

Und nun kommt der besondere Grund der „Übung“ und die Funktionalität, die diese Fiori-App so wertvoll für uns macht: die Zuweisung der Tags zu den jeweiligen Segmenten. Denn erst mit diesem Schritt wird gewährleistet, dass eine zyklusübergreifende Auswertung basierend auf den Tags (in diesem Fall Gebäude und Admin) möglich ist. Dadurch besteht Möglichkeit zum Benchmarken und es stellt eine einfache Möglichkeit der Vergleichbarkeit von verrechneten Werten der Buchungskreise dar.


Segment 1 „Gebäude“ wäre damit „erledigt“. Fehlt in unserem Beispiel noch das Segment „Admin“ mit dem Verrechungs-Tag Admin. Die Anlage im System erfolgt ident.


Nun benötigen wir einen weiteren Zyklus (SRB2) für einen weiteren Buchungskreis mit der gleichen Verrechnungslogik und Zuweisung der entsprechenden Verrechnungs-Tags. Am Ende haben wir die Basis gelegt, um die Verrechnung der Kosten der Gebäude-Kostenstelle sowie der Admin-Kostenstelle in zwei Buchungskreisen auszuführen.

 


Wie man die Verrechnung ausführt

Die ordnungsgemäße Anlage der Verrechnung ist die halbe Miete. Die Verrechnung selbst bedarf nur ein paar weiterer Klicks und Eingaben. Hier ebenfalls vorhanden ein einfacher Einstieg über „F3548 – Verrechnungen ausführen“.

 


Der Button „Hinzufügen“ ist unser Tor zum „Rechnungswesensglück“. Er erlaubt uns, einen Zyklus auszuwählen. In unserem Fall greifen wir auf SRB1 zurück.


Um sicherzustellen, dass wir unsere Eingabe-Hausaufgaben auch richtig gemacht haben, können wir über die Hauptmenüleiste einen Testlauf starten bzw. gleich einen Lauf anlegen und nach Eingabe der gewünschten Laufparameter und Validierung dieser durchführen.

 


 
Einen Klick und ein paar Momente später bekommen wir auch gleich angezeigt, ob alles erfolgreich vonstattenging. Praktisch: Von dort können wir gleich direkt zur App „F4363 Ergebnisse der Verrechnung“ springen und uns in die Ergebnisse vertiefen.


Wie man die Ergebnisse liest

Ob über den Direktlink nach einem Verrechnungslauf oder über „F4363 – Ergebnisse der Verrechnung“ – der Weg dorthin ist einfach.

 


Übersichtlich werden dort die Läufe aufgelistet, zeigen die Zuordnungen und den Status. Spannender wird es in der Darstellung des Verrechnungsergebnisses. Hier können die verrechneten Werte graphisch leicht nachverfolgbar dargestellt werden.

 
Zusätzlicher Bonus der Verrechnungs-Tags: Über die App „F4022 – Verrechnungsfluss“ lässt sich eine tiefergehende Auswertung durchführen und der Verrechnungsfluss anhand der Tags Gebäude/Admin zyklusübergreifend entsprechend graphisch darstellen.

 


Was „Universelle Verrechnung“ wirklich bringt

SAP Fiori Apps „Universelle Verrechnung“ bieten im Vergleich zu den traditionellen SAP GUI-Versionen mehrere Vorteile. Vorweg sei gesagt: Die Benutzererfahrung, Effizienz und Flexibilität sind fantastisch. Das einfache Beispiel oben hat gezeigt, mit welch kurzen Wegen und einfachen Schritten ein Zyklus „ins Rollen“ gebracht werden kann. Gar nicht auszumalen, welches Potenzial dann bei deutlich komplexeren Verrechnungen möglich ist.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die universelle Verrechnung mit SAP Fiori die Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Flexibilität im Vergleich zu den klassischen SAP GUI-Versionen erheblich verbessert, was zu einer insgesamt besseren und schnelleren Arbeitsweise führt.

Benutzerfreundlichkeit und modernes Design für bessere UX

Augenscheinlich ist, dass SAP Fiori eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche bietet, die speziell für eine einfache und intuitive Nutzung auf mobilen Geräten und Desktops entwickelt wurde. Es verwendet ein konsistentes, responsives Design, das sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -auflösungen anpasst. Das Design ist klar und visuell ansprechend, die Eingabemasken und Dashboards viel übersichtlicher und bieten eine effizientere Navigation im Vergleich zu den umfangreichen und oft überladenen Menüs der klassischen SAP GUI.

Weiters verbessert wird die Benutzererfahrung durch die Möglichkeit, sich eine individuelle, rollenbasierte Benutzeroberfläche anzulegen, die nur für die eigene Tätigkeit relevanten Informationen und Funktionen anzeigt. Das reduziert den Aufwand, um relevante Daten zu finden, und ermöglicht eine schnellere Durchführung von Aufgaben wie der Verrechnung von Posten oder der Bearbeitung von Abrechnungen.

SAP Fiori ermöglicht zudem den Zugriff auf SAP-Anwendungen von verschiedenen Geräten und Orten aus. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auch mobil arbeiten können.

Vereinfachung von Geschäftsprozessen für mehr Effizienz

Wie das Beispiel „Universelle Verrechnung“ gezeigt hat, sind SAP Fiori-Anwendungen darauf ausgerichtet, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu vereinfachen. Funktionen wie automatische Benachrichtigungen, Workflows und benutzerdefinierte Dashboards tragen dazu bei, dass Prozesse schneller und effizienter durchgeführt werden können – und dies, obwohl mit Fiori weit weniger Apps als SAP GUI Transaktionen notwendig sind.

Dadurch, dass Fiori auf einer modernen Architektur basiert, kann es mit verschiedenen SAP- und Non-SAP-Systemen integriert werden. Das wiederum ermöglicht Echtzeit-Daten und -Analysen im gesamten SAP S/4HANA Umfeld, um fundierte Entscheidungen schneller zu treffen.

Zukunftssichere Infrastruktur

Die regelmäßige Weiterentwicklung von Fiori durch SAP sorgt dafür, dass neue Funktionen und Verbesserungen kontinuierlich integriert werden, ohne dass größere Updates erforderlich sind. Im Vergleich zu SAP GUI, bei dem benutzerdefinierte Anpassungen und Erweiterungen oft aufwendig sind, ermöglicht SAP Fiori zudem eine deutlich einfachere Anpassung an spezifische Geschäftsanforderungen, ohne dass tiefgreifende Änderungen an der gesamten SAP-Infrastruktur vorgenommen werden müssen.

SAP Fiori ist für den Einsatz in der Cloud optimiert. So profitieren Unternehmen von den „klassischen“ Vorteilen von Cloud-basierten SAP-Lösungen, wie z.B. Flexibilität, Skalierbarkeit und geringere Betriebskosten. Die Möglichkeit, SAP Fiori mit SAP S/4HANA Cloud zu kombinieren, stellt weiters sicher, dass Unternehmen für zukünftige Entwicklungen und Innovationen gut aufgestellt sind.

 

Was „Universelle Verrechnung“ zu einer Top-App für FI/CO macht

Die „Universal Journey“ ist keine Marketing-Blase, die zerplatzt, wenn man genauer hinschaut. Benutzerfreundlichkeit wurde großgeschrieben. Eine SAP-Folie verdeutlicht das und den Wandel, den SAP mit Fiori und HANA ausgelöst hat.


Auf der linken Seite gibt es viele Transaktionscodes für verschiedene Zuordnungstypen in SAP ECC. Dies hat die Komplexität der Zuordnungsfunktionalität verursacht. Wenn wir uns die Vision der Universellen Verrechnung ansehen, haben wir auf der rechten Seite 10 Fiori-Apps, die 120 Transaktionscodes in SAP ECC abdecken.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Zyklen ledgerspezifisch angelegt werden – im Vergleich zum GUI sind Zyklen nur im führenden Ledger möglich.

 

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