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„Der Outlook-Kalender ist komplett gepflegt, warum muss ich die Daten abschreiben um meine Stunden im CATs zu erfassen?“ – Dieser Gedanke weckte meine Neugier zum Entwickeln eines Add-Ins für Microsoft Outlook zum Synchronisieren meiner Kalenderdaten nach SAP CATs.

Im Zuge von früheren Arbeiten meiner Kollegen für SRB ITime ist bereits ein SAP Gateway Webservice (basierend auf ODATA) für SAP CATS entstanden. Es bot sich daher an, diese Schnittstelle wiederzuverwenden um keine serverseitigen Implementierungen mehr durchführen zu müssen. Die Technologie unterstützt sowohl SAP ERP auch SAP S/4.

Im Zuge der Entwicklung des Add-Ins, die schon Mitte 2016 ihren Ausgang nahm, kamen immer neue Ideen und Gedanken auf, wie denn das Zeiterfassen so einfach und unkompliziert wie möglich gestaltet werden kann. Und so entstand die Idee einen Algorithmus zu entwickeln, der selbstständig die Kontierungselemente zu den Termineinträgen finden konnte, das PSP Mapping Service. Basierend auf den Daten der Termine im Kalender, wird mit Hilfe eines Bewertungssystems, ohne Unterstützung des Anwenders das passende PSP-Element zur Kontierung ermittelt.

Im Zuge der ersten Tests wurden dann weitere Optimierungen implementiert, wie z.B:

• die automatische Anpassung von Ganztagsterminen auf 8 Stunden,
• optische Hinweise, wenn Schwellwerte bei den geleisteten Stunden überschritten werden,
• oder die Übernahme des Langtexts für die Buchung aus dem Betreff oder der Beschreibung des Termins.

Selbstverständlich wurde auch Wert auf Sicherheit gelegt. Der Datenaustausch über ODATA wird immer über HTTPS übertragen. Eine Anbindung über HTTP wird vom Add-In verweigert! Die Zugangsdaten für die Authentifizierung werden ebenfalls verschlüsselt gespeichert.

Die Architektur der Lösung, die in der nachstehenden Grafik gezeigt wird, ist überschaubar. Die CATs Services werden über den SAP Netweaver Gateway zur Verfügung gestellt, an die das AddIn mit dem Cats Client Service andockt. Optional kann natürlich noch ein Reverse Proxy mit einer Web Application Firewall dazwischen geschalten werden.

Mittlerweile hat das AddIn den Status einer produktiven und stabilen Anwendung erreicht und wird von meinen Kollegen und natürlich von mir gerne genutzt.